Organiser une sortie d’entreprise : les étapes indispensables

Vous souhaitez organiser une sortie d’entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer ? Voici quelques conseils pour vous aider à faire de cet événement une réussite pour vous et vos collaborateurs. S’il est facile d’avoir de grandes idées, ce sont souvent les petits détails qui font toute la différence.

Définir et préparer votre projet

Avant de commencer à réserver, assurez-vous d’avoir bien identifié vos objectifs. Vos choix vont dépendre de la thématique de l’événement ainsi que des participants conviés. Trouvez des idées originales et en adéquation avec le but de votre projet :
– Une présentation suivie d’une réception dans un endroit adapté au style que vous recherchez : un hôtel luxueux ou un lieu plus insolite.
– Une journée de team building avec des activités ludiques pour permettre à vos collaborateurs de profiter d’un moment d’amusement, de détente et d’échange.
N’hésitez pas à former un comité d’organisation pour planifier cet événement de façon optimal. Cela permettra un échange d’idées plus riche et une plus grande implication de vos collaborateurs dans ce projet.
Assurez-vous bien-sûr de la faisabilité de votre projet. La date choisie, le lieu sélectionné, la durée prévue et bien-sûr le budget dont vous disposez sont autant de facteurs décisifs. Proposer un week-end à l’autre bout de monde peut faire rêver vos collaborateurs, mais s’il y a 48h de vol et que cela tombe au milieu des vacances scolaires, cela risque de compliquer les choses.

Planifier le déroulement de l’événement

N’hésitez pas à planifier heure par heure (ou presque) votre sortie d’entreprise, et à définir à l’avance qui fait quoi et à quel moment.
– répartissez les temps forts comme les discours et animations, et les temps de pause afin que chacun puisse en profiter au maximum.
– impliquez vos collaborateurs en leur proposant d’animer une activité : leur participation et l’ambiance générale n’en seront que plus enthousiastes.
– faites appel à des prestataires externes si vous le pouvez (accueil et orientation des invités, restauration et service, sécurité…)

N’oubliez pas les détails !

Tout est prévu pour votre sortie : c’est parfait ! Mais avez-vous pensé à ces petits détails qui font toute la différence et évitent les mauvaises surprises ?
– Soignez la décoration des lieux et assurez-vous d’avoir le matériel nécessaire à disposition : écrans et projecteurs pour vos présentation et discours notamment.
– Si l’événement dure plusieurs jours, prévoyez un hébergement sur place ou à proximité.
– Ne négligez pas le transport : pensez à louer un ou plusieurs cars avec chauffeurs pour acheminer vos invités jusqu’au lieu des festivités.